Jeden sprawdzony obiekt konferencyjny: korzyści z cyklicznej współpracy

Firma, która prowadzi szkolenia raz na kwartał, robi w ciągu roku cztery razy dokładnie tę samą pracę: przegląda listę obiektów, wysyła zapytania, porównuje oferty w niespójnych formatach, dopytuje o rzeczy, o które pytała już wcześniej gdzie indziej, i za każdym razem zaczyna od zera z osobą po drugiej stronie. Ten czas nie pojawia się w żadnym budżecie szkolenia, bo rozkłada się na kilkanaście krótkich czynności rozrzuconych po dwóch tygodniach. Realnie jednak jest to kilka roboczodni koordynatora rocznie, wydanych na ustalanie faktów, które przy jednym stałym partnerze byłyby już ustalone.

Ukryty koszt zaczynania od nowa

Research lokalizacji wygląda na czynność jednorazową, ale ma długi ogon. Po wyborze obiektu przychodzi etap, w którym trzeba przekazać wszystko, co decyduje o powodzeniu dnia szkoleniowego: ile osób realnie przyjdzie w porównaniu z listą zgłoszeń, w jakim układzie ma stać sala, o której naprawdę zaczyna się przerwa, kto z uczestników nie je glutenu, czy trener potrzebuje dwóch flipchartów, czy jednego, i czy grupa po obiedzie wraca do tej samej sali, czy dzieli się na mniejsze zespoły. Nowy obiekt dowiaduje się tego wszystkiego w trakcie, zwykle w dniu wydarzenia, i część rzeczy dowiaduje się za późno.

Do tego dochodzi ryzyko, którego nie widać w ofercie. Zdjęcia sali nie pokazują, czy w środku dnia słońce świeci prosto w ekran, czy sygnał Wi-Fi wytrzyma czterdzieści laptopów jednocześnie, czy przerwa kawowa jest wystawiana punktualnie i czy obsługa potrafi ją przesunąć o dwadzieścia minut, kiedy trener się rozpędzi. To są rzeczy, których nie da się zweryfikować przed pierwszym wydarzeniem, więc każda zmiana obiektu oznacza jeden cykl testowy na żywo, na koszt uczestników. Przy cyklicznych szkoleniach powtarzanie tego testu co kwartał jest po prostu drogie.

Czego stały partner nie musi ustalać drugi raz

Wartość cyklicznej współpracy polega na tym, że wiedza o kliencie zostaje po stronie obiektu i nie trzeba jej odtwarzać. Dobrze poznana sala konferencyjna w Poznaniu oznacza w praktyce, że przy kolejnym zgłoszeniu wystarczy podać datę i liczbę osób, bo reszta jest już zapisana: układ podkowy zamiast klasycznego, dwie kawy zamiast jednej, obiad serwowany zamiast bufetu, dwie porcje bezglutenowe, stół prezydialny bez obrusu, projektor ustawiony na krótszej ścianie. Koordynator przestaje pisać maile na trzy akapity i wysyła jedno zdanie.

Ma to też wymiar czysto kulinarny, który przy szkoleniach bywa niedoceniany, choć uczestnicy oceniają go najsurowiej. Restauracja Hotelu Lechicka obsługuje wydarzenia do 120 osób, serwuje kuchnię polską i międzynarodową, prowadzi catering podczas szkoleń i konferencji oraz przygotowuje przerwy kawowe, a w menu obecne są opcje wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe. Przy jednorazowej rezerwacji te informacje trzeba wynegocjować i sprawdzić. Przy stałej współpracy diety uczestników są znane z poprzednich edycji, a kuchnia wie, że przy tej konkretnej grupie sałatka rozchodzi się szybciej niż ciasto.

Podobnie działa to po stronie sal. Obiekt przy ulicy Lechickiej 101 dysponuje pomieszczeniami o powierzchni od 25 do 160 m², z ustawieniami teatralnym, klasycznym i w podkowę, przy czym największa sala mieści do 200 osób w układzie teatralnym, a najmniejsze sprawdzają się przy pracy warsztatowej w kilkuosobowych zespołach. Wszystkie mają klimatyzację i bezpłatne Wi-Fi. Partner, który obsługiwał już kilka edycji tego samego cyklu, wie, którą salę zaproponować przy zgłoszeniu na trzydzieści osób, a którą trzymać w rezerwie, jeśli grupa urośnie w ostatnim tygodniu.

Rekomendacja jako produkt uboczny powtarzalności

Na stronie obiektu widnieje sekcja z logotypami firm, które go polecają, a odrębna zakładka gromadzi opinie. Warto zauważyć, w jaki sposób takie rekomendacje powstają w segmencie szkoleniowym: prawie nigdy po jednym wydarzeniu. Firma poleca miejsce dopiero wtedy, gdy sprawdziło się przy trzeciej albo czwartej edycji, w tym raz w warunkach nietypowych, na przykład przy nagłej zmianie liczby uczestników albo awarii sprzętu trenera. Lista powracających klientów biznesowych mówi więc o obiekcie coś innego niż katalog zdjęć, bo opisuje zachowanie w sytuacjach, których w katalogu nie ma.

Cykliczność opłaca się także w warstwie organizacyjnej, poza salą i cateringiem. Zaplecze noclegowe liczące 180 miejsc pozwala domykać szkolenia dwudniowe u jednego dostawcy, bez rozbijania wydarzenia na osobne rezerwacje hotelowe dla uczestników z innych miast. Bezpłatny parking przed budynkiem i garaż podziemny zdejmują z koordynatora temat, który przy lokalizacjach śródmiejskich wraca przed każdym wydarzeniem, a dojazd na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich zajmuje około piętnastu minut, co ma znaczenie przy szkoleniach wpinanych w kalendarz targowy. Uczestnik, który był tu poprzednim razem, wie, gdzie zaparkować i którym wejściem wejść, i to również jest oszczędnością, tyle że rozproszoną na czterdzieści osób.