Pobieranie faktur z KSeF – jak zautomatyzować proces i usprawnić pracę księgowości?

Obowiązkowy KSeF zmienił sposób wymiany faktur w Polsce. Samo korzystanie z platformy to jednak dopiero początek.

Krajowy System e-Faktur ujednolicił sposób wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dla wielu przedsiębiorstw oznaczało to konieczność zmiany dotychczasowych procesów oraz wdrożenia nowych narzędzi do obsługi dokumentów.

W praktyce jednak część firm nadal pobiera faktury ręcznie. Pracownik loguje się do KSeF, wyszukuje dokumenty, zapisuje je na dysku, a następnie przekazuje do działu księgowości lub osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów. Taki sposób pracy jest czasochłonny i zwiększa ryzyko pominięcia dokumentów lub opóźnień w ich dalszym przetwarzaniu.

Im większa liczba faktur wpływa do przedsiębiorstwa, tym bardziej widoczne stają się ograniczenia ręcznej obsługi. Kilka dodatkowych minut poświęconych na każdy dokument może oznaczać wiele godzin pracy w skali miesiąca.

Na czym polega automatyczne pobieranie faktur z KSeF?

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF polega na integracji systemu firmowego z platformą Ministerstwa Finansów. Dzięki temu nowe faktury są pobierane bez udziału użytkownika i od razu trafiają do odpowiedniego procesu w przedsiębiorstwie.

Po odebraniu dokumentu system może automatycznie odczytać dane z faktury, przypisać ją do kontrahenta, projektu lub działu, a następnie przekazać do odpowiedniej ścieżki akceptacji. Po zatwierdzeniu dokument trafia do systemu finansowo-księgowego, gdzie może zostać zadekretowany i zaksięgowany.

Cały proces odbywa się w tle, bez konieczności ręcznego pobierania plików czy wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Automatyczne pobranie dokumentu to dopiero pierwszy etap jego obsługi. Następnie faktura przechodzi przez kolejne procesy zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Dokument może zostać skierowany do osoby odpowiedzialnej za akceptację kosztów, następnie do kierownika działu, działu finansowego lub księgowości. Każdy etap jest rejestrowany w systemie, dzięki czemu wiadomo, kto odpowiada za dokument i na jakim etapie się znajduje.

Po zakończeniu procesu akceptacji dane są przekazywane do systemu ERP lub programu księgowego. Faktura zostaje zaksięgowana, a następnie trafia do elektronicznego archiwum dokumentów, gdzie można ją szybko odnaleźć podczas audytu lub kontroli.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF przynosi korzyści zarówno działom księgowości, jak i całej organizacji. Przede wszystkim ogranicza liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez pracowników i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z przepisywania danych.

System zapewnia również bieżący dostęp do wszystkich nowych dokumentów. Nie ma ryzyka, że faktura pozostanie nieodebrana lub zostanie przypadkowo pominięta. Każdy dokument od razu trafia do odpowiedniego procesu i może zostać szybko zaakceptowany.

Automatyzacja poprawia także kontrolę nad zobowiązaniami finansowymi. Kierownicy i dział księgowości mają dostęp do aktualnych informacji o statusie każdej faktury, co ułatwia planowanie płatności oraz zarządzanie kosztami.

Dodatkową zaletą jest możliwość integracji z systemami ERP, elektronicznym obiegiem dokumentów oraz narzędziami do zarządzania workflow. Dzięki temu przedsiębiorstwo buduje jeden spójny proces obejmujący odbiór, akceptację, księgowanie i archiwizację dokumentów.